Programa de Sugestões, será o momento?

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Olá!

Em tempos de dificuldades usar a criatividade é uma necessidade.

Uma das iniciativas mais conhecidas para geração de ideias são os programas de Caixa de Sugestões. Para mim é uma ferramenta interessante para melhorar a qualidade, que caminha com a colaboração de toda organização, com a vantagem da facilidade e qualidade de comunicação, tendo o PDCA como metodologia central.

Na maioria das vezes o programa é recebido com grande entusiasmo, criando expectativas de extraordinárias melhorias e economias para a organização, e os trabalhadores sonham com possibilidades de prêmios (existem organizações que investem em prêmios grandes) e reconhecimento de seus talentos e criatividade.

Porém, já encontrei em muitas organizações caixas abandonadas e poeirentas, pessoas decepcionadas, que testemunham uma boa intenção que não vingou...

E por que não vingou?

As causas principais dos fracassos dos programas de sugestões são a falta de foco e de uma estratégia para promover e direcionar a criatividade da força de trabalho....

É necessário ter um olhar para direcionar as ideias e entender como realmente funciona a motivação;

De acordo com um ranking de empreendedorismo corporativo (2006), realizado pelo IBIE (Instituto Brasileiro de Intra-empreendedorismo) os fatores apontados pelos colaboradores que mais estimulam a inovação nas empresas não é o aumento de salário ou promoção de cargos. O fator mais apontado pelos colaboradores é a satisfação pessoal, ou seja, as pessoas dão ideias em função de se sentirem úteis e capazes de propor melhorias.

E de acordo com essa mesma fonte, os fatores que mais estimulam a inovação nas empresas são: Satisfação Pessoal: 34%; Contribuição para a imagem e o crescimento da empresa: 22%; Possibilidade de facilitar o próprio trabalho: 17%; Reconhecimento Moral dos Chefes e colegas: 12%; Aumento de Salário: 9%; Promoção de Cargo: 6%.

Pelo que vimos acima a gestão desses programas deve se preocupar com o valor das pessoas, e todas as ideias devem ser tratadas com metodologia.

Uma atividade importante durante esse processo é o “feedback”... toda ideia deve ser tratada de forma igual, e se ela não for aproveitada pela organização, por qualquer motivo, o “dono” da ideia deve ter uma resposta para a não utilização dela. Assim, ele não ficará decepcionado e com certeza continuará a participar.

Agora já sabemos o que motiva e o que mais necessitamos?

Devemos cuidar para que a criatividade seja realmente aplicada na solução destes problemas e na busca de novas oportunidades interessantes e importantes.

 Existem alguns meios de se para se chegar nesse objetivo:

1. O foco da inovação deverá ser mudada de reativa para proativa

Ao invés de esperar por ideias que poderão aparecer, a organização deverá ser proativa e compartilhar com as pessoas os temas específicos elas devem poderão ajudar. Esses temas poderão refletir as preocupações mais urgentes, atuais e importantes, tais como: redução de desperdícios, atrasos e reclamações; melhoria da qualidade e da produtividade;

Programas de sugestões dessa forma podem ter tempo de duração definido, não caindo no marasmo e podendo ser renovado com novos temas.

2. Direcione a criatividade

Coloque energia nos desafios e oportunidades mais importantes (aqui um BSC atualizado ajuda muito). Estabeleça quais os Problemas, Oportunidades, Ameaças e Tendências específicas a organização quer melhorar, e tente traduzir para estes desafios e oportunidades em ações diretamente ligadas ao dia a dia dos trabalhadores;

3. Motive sua equipe

Equipe informada é equipe motivada!

Informe sua equipe quais são os principais desafios que a empresa enfrenta e que tipos de mudanças ela precisa fazer para se manter competitiva e lucrativa. Explique as razões de cada tema escolhido e por que a empresa necessita de ideias inovadoras nestes temas.

Combine como essas ideias serão avaliadas e como as melhores serão implementadas e premiadas. O que é combinado não é errado!

4. Prepare sua equipe

Crie as habilidades necessárias para essas tarefas, a criatividade pode e deve ser aprimorada.

Entusiasmo e boa vontade não são suficientes para vencer as barreiras culturais, é necessário abandonar os velhos hábitos e superar as deficiências na análise e solução de problemas, e ai temos ferramentas interessantes como o Coaching e o aprendizado de boas ferramentas, além do Brainstorming.

Arme sua equipe com as ferramentas básicas de criatividade e solução criativa de problemas e, se possível, escolha e treine facilitadores que poderão apoiar as equipes no uso destas ferramentas.

Bom, se buscamos ideias inovadoras, práticas e com baixo custo, é necessário se preparar para “olhar com olhar de ver”!

Os fatores que mais atrapalham a inovação nas empresas, de acordo com a mesma fonte citada acima, são: Ausência de políticas de reconhecimento e recompensa :25%; Falta de comprometimento das pessoas: 22%; Falta de incentivo de chefes e colegas: 21%; Despreparo e desinteresse dos funcionários: 16%, Escassez de recursos:16%.

Aqui está em números o comentário sobre a importância do  “feedback” e o olhar humano sobre as necessidades de atenção que todo mundo necessita.

Para se obter sucesso na implantação de um programa de Caixa de Sugestões Gifford Pinchot estabelece 10 Mandamentos:

1) Forme uma boa equipe. Intra-empreendedorismo não é uma atividade solitária;

2) Compartilhe o mais amplamente possível as recompensas;

3) Solicite aconselhamento antes de pedir recursos;

4) É melhor prometer pouco e realizar em excesso;

5) Faça o trabalho necessário para atingir o seu sonho, independentemente de sua descrição de cargo, e compartilhe esse sentimento com todos;

6) Lembre-se de que é mais fácil pedir perdão do que pedir permissão;

7) Tenha sempre em mente os interesses de sua organização e dos clientes, especialmente quando você tiver que quebrar alguma regra ou evitar a burocracia;

8) Seja leal a suas metas, mas realista quanto ás maneiras de atingi-las;

9) Honre e eduque seus patrocinadores;

10) Gere empatia e conforto.

Participei durante minha vida profissional de alguns projetos de implantação e manutenção de caixa de soluções, e foi muito prazeroso participar dos grupos de análises e dar retornos do que gerou coisas positivas e motivar os parceiros a gerar mais ideias.

Esse assunto é interessante ... ver pessoas motivadas é muito bom!!

.. e nos colocamos á disposição!

Vamos á luta!

(texto já publicado em 07/05/2015  - http://ti2h.blogspot.com.br/)