Falando de organização e planejamento

Bom dia!
Iniciando o ano por aqui revisando o material preparado para nosso Upgrade para Black Belts, me lembrei de um post de um amigo muito querido postado em um outro blog.

Estamos falando sobre a ferramenta de Mapas Mentais, e vou aqui compartilhar com voces o texto de Hélio Pinesso (Executivo Sênior e Consultor em Project Management and Maintenance Management):

Mapas Mentais, uma ferramenta para o planejamento de projetos.

Já aconteceu com você alguma vez?

Chega a hora de elaborar um projeto e você não acha todas as informações necessárias para o planejamento?  Colaboração dos envolvidos no projeto, “por onde anda”?

Quantas vezes você ficou frustrado tentando organizar as informações que foram “garimpadas” no início de um projeto?

Ou quando você lutava para lembrar de algo óbvio, onde estava aquele tipo de conexão com um projeto que você trabalhou e tentou relacionar com as informações do projeto que você está trabalhando atualmente?

A seguir um exemplo de mapa mental com as informações necessárias para a elaboração de um Termo de Abertura do Projeto:

Na gestão do conhecimento, a metade do desafio é saber o que você não sabe.

Mas quando se trata de realmente usar o conhecimento para algum fim específico é que muitas vezes fica ainda mais difícil de compreender e comunicar o que você sabe.

Mapas Mentais são uma maneira de você organizar seu pensamento e conhecimento sobre qualquer assunto.

Mapas Mentais foram originalmente desenvolvidos por “Tony Buzan” na década de 1960 como uma forma de ajudar os alunos a melhorar suas notas usando apenas palavras-chave e imagens...você sabe como é difícil manter suas notas organizadas e relacionar estes itens em conjunto.

Normalmente, a informação é fornecida a você de uma forma linear, não necessariamente de forma sequencial. Então, quando você está tomando notas de algo novo para você, e está conectando estas ideias com as informações obtidas, você acaba tentando relacionar estas informações utilizando setas para tentar organizar os conhecimentos obtidos. 

Mapas mentais são mais eficazes porque eles enfatizam a criação e o uso de associações das informações de forma parecida como o cérebro humano funciona. O cérebro trabalha principalmente comparando, integrando e sintetizando, como cada palavra, imagem e ideia tem inúmeras ligações para compor outras ideias e conceitos.

Um modelo de mapa mental, um processo associativo de informações, começa com uma palavra ou um conceito central (título), que em seguida chama mais ideias-chave que se relacionam com esse conceito.

Você, então, pode tomar cada uma dessas ideias-chave e redesenhar com as novas informações que se relacionam com cada uma dessas palavras.

Essa forma de organização permite que um grande número de ideias relacionados possam rapidamente ser documentadas e organizadas, com praticamente nenhum esforço mental.

A natureza não-linear dos mapas mentais também torna mais fácil para “ligar” e “dar” referência cruzada para diferentes elementos do mapa. O mapa mental trabalha como uma gestão visual, as informações são facilmente relacionadas e novas ideias acabam surgindo.

Autoria dos Mapas Mentais: Tony Buzan.

Hoje existem vários softwares desenvolvidos para nos auxiliar na criação e desenvolvimento dos mapas mentais. O mais utilizado pelos Gerentes de Projetos é o MindManager, que pode ser encontrado no site da Mindjet, www.mindjet.com.

Esta ferramenta é eficiente para o planejamento e comunicação e se integra com o Microsoft MS Project, ou seja, você pode elaborar o cronograma do projeto com todas as atividades com os recursos necessários e as datas estimadas e exportar para o MS Project sem nenhuma perda de informações.

Há outros softwares no mercado como o Mind Meister (www.mindmeister.com/pt) com funcionamento Online, o Mind Node (www.mindnode.com) que é compatível somente com o MAC OS, e um gratuito como o FreeMind  (http://freemind.sourceforge.net/wiki/index.php/Download).

Os Mapas Mentais não são utilizados somente na gestão de projetos, também são muito eficazes nos planejamentos nas áreas de manutenção, produção, finanças, etc.

Vamos tentar?

Nota: A técnica dos Mapas Mentais pode não ser para todos, mas é um bom exemplo de que uma imagem vale mais que mil palavras. Funciona como uma gestão visual para o planejamento de qualquer atividade, auxiliando a visualização das informações e possibilitando ao usuário uma maior eficácia para atingir as metas de uma forma organizada.

Que 2017 seja um ano de muito sucesso para todos nós!